Medewerkers werken allang niet meer alleen op kantoor. Hybride werken biedt allerlei voordelen, maar brengt ook risico’s met zich mee,. Een slechte communicatie is er daar een van. Dat risico valt gelukkig sterk te verkleinen met Unified Communications. Dit moet u hierover weten.
Wanneer medewerkers niet meer fulltime op kantoor zitten, bestaat het risico dat de onderlinge communicatie weinig optimaal verloopt. Denk aan medewerkers die voor elkaar en de buitenwereld slecht bereikbaar zijn, en leidinggevenden die niet precies weten waar iedereen mee bezig is. Dat kan zorgen voor misverstanden en doet de productiviteit weinig goed. Medewerkers die veel thuiswerken, kunnen bovendien de feeling met de werkvloer en daarmee betrokkenheid verliezen. En kunnen zelfs vereenzamen.
Een goede communicatie is daarom cruciaal. Het zorgt voor productieve medewerkers die op de hoogte zijn van wat er speelt, en zich betrokken voelen bij de zaak. Gelukkig is dat ook, of misschien wel juist, in een flexibele werksituatie heel goed mogelijk.
Unified Communications (UC) is het belangrijkste concept voor het stroomlijnen van communicatie. UC maakt alle communicatiemiddelen en alle media op een beheersbare, centrale plek beschikbaar. De gebruikservaring is daarbij consistent. Medewerkers kunnen dus vanuit een plek eenvoudig en zonder ‘gedoe’ gebruikmaken van bijvoorbeeld chat, telefonie, presence-informatie, voice messaging, conferencecalls en videomeetings.
UC heeft diverse voordelen:
1. Efficiënte communicatie
Unified Communications maakt communicatiemiddelen gemakkelijk en snel toegankelijk. Dat bespaart tijd en zorgt voor efficiënte communicatieprocessen.
2. Beheersbare communicatie
Belangrijk kenmerk is dat UC altijd centraal beheersbaar is. Dat voorkomt chaos en onveilige situaties en maakt een snelle uitrol van de communicatiemiddelen mogelijk.
3. Laagdrempelige communicatie
Comfortabel en eenvoudig communiceren, via het middel dat op dat moment het beste past. Of dat nu spraak, chat, video of e-mail is. UC maakt dit mogelijk.
4. UC vervaagt grenzen
Bij UC lopen de gekozen communicatiekanalen in elkaar over. Medewerkers kunnen bijvoorbeeld een voicemailbericht ontvangen via e-mail, en daarop reageren via instant messaging.
Een goede, coherente basis voor UC is Microsoft Teams, onderdeel van Microsoft 365. Deze oplossing biedt gebruikers chat en videoconferencing vanuit een centrale, uniforme omgeving. Dankzij een naadloze integratie met Outlook maakt e-mailverkeer deel uit van de communicatiemix.
Deze mix is bovendien uitbreidbaar met volwaardige telefooncentrale-functionaliteit, via Microsoft 365 Business Voice. Met die laatstgenoemde oplossing kunnen medewerkers vanuit hun Teams-omgeving gesprekken starten, aannemen en doorschakelen van en naar reguliere telefoonnummers. Met Microsoft 365 Business Voice bent u bovendien verlost van het onderhoud, want deze telefooncentrale wordt geleverd als dienst uit de public cloud.
Bij Unified Communications verloopt de communicatie via internet. Dat neemt altijd securityrisico’s met zich mee. Zo kunnen derden gesprekken of data onderscheppen. Gelukkig is Teams ontworpen met security als uitgangspunt, en wordt de infrastructuur gehost vanuit veilige datacenters van Microsoft. Wel is het belangrijk dat u een IT-partner in de arm neemt die security hoog in het vaandel heeft, zoals Unicomm. Wij kunnen u adviseren over aanvullende securitymaatregelen.
Jazeker. Natuurlijk hangt het af van de gekozen oplossing, maar bijvoorbeeld Microsoft Teams en Microsoft 365 zijn uitermate geschikt voor kleine tot middelgrote organisaties. Deze oplossing neemt u namelijk op abonnementsbasis af, en betaalt u naar gebruik. Grote investeringen vooraf zijn niet nodig. U hoeft geen eigen hardware zoals een telefoniecentrale aan te schaffen en te onderhouden. Uw medewerkers kunnen de tijd die zij normaal kwijt zijn aan het beheer daarvan, besteden aan andere zaken.
Nee. Microsoft Teams werkt met een brede range aan bureautelefoons en headsets. Ook smartphones en tablets werken probleemloos met Teams, ongeacht of deze gebruikmaken van Android of iOS. Wel zijn er specifieke headsets op de markt die zijn gecertificeerd voor gebruik met Teams. Dat betekent dat deze gegarandeerd een probleemloze gebruikservaring bieden. Consulteer onze experts voor meer informatie hierover.
Jazeker. Microsoft biedt via ‘Direct Routing’ de mogelijkheid binnen Teams een bestaande PBX-telefooncentrale te gebruiken. Het maakt daarbij niet uit of u deze PBX-centrale on-premises beheert of als dienst afneemt via een provider. Ook zijn er geen extra licentiekosten aan verbonden.
Wilt u meer weten over het realiseren van een effectieve communicatie? Neem dan gerust contact op met een van onze specialisten. Wij denken graag geheel vrijblijvend met u mee voor een passende oplossing.
Gedeeltelijk thuiswerken is normaal geworden. Dat vraagt wel om speciale securitymaatregelen die ook buiten de firewall data veilig houden. Dit zijn de meestgestelde vragen over veilige thuiswerkplekken.
Om medewerkers vanuit huis het bedrijfsnetwerk te laten benaderen, is vaak een VPN-verbinding of andere veilige thuiswerkoplossing nodig. Dit wilt u natuurlijk wel veilig laten verlopen. Hou daarom rekening met de volgende aspecten:
De cloud biedt een aantal grote securityvoordelen. Zo zijn gegevens goed beschermd tegen verlies. Het is wel belangrijk dat u kiest voor een betrouwbare leverancier, die de nodige securitymaatregelen heeft genomen en zorgt voor tijdige updates van de onderliggende infrastructuur.
Werken in een privatecloudomgeving vereist een veilige infrastructuur. U kunt deze remote laten bewaken door een betrouwbare managed service provider. Werken in de public cloud is nog veiliger, omdat u allerlei rechten voor documenten kunt classificeren. Hiermee kunt u voorkomen dat documenten worden gemaild, geprint of opgeslagen in andere omgevingen. U kunt het zelfs dusdanig instellen, dat bepaalde documenten alleen vanaf de werkplek geopend kunnen worden in een bepaalde periode en door specifieke medewerkers.
Multifactorauthenticatie is een krachtige extra maatregel. Gebruikers moeten daarbij tijdens het inloggen naast een wachtwoord een extra inlogmiddel overleggen, zoals een token of sms-code. Hiermee verkleint u de kans dat onbevoegde personen toegang krijgen tot bedrijfsapplicaties of -informatie.
Hou ook de logbestanden goed bij voor alle activiteiten die plaatsvinden in de besturingssystemen en netwerkapparaten. Deze files zijn namelijk onmisbaar bij het onderzoeken van security-incidenten. Zorg er daarnaast voor dat u een alert ontvangt bij vreemde activiteiten. Hierbij is het cruciaal om te leren van de waarschuwingen die u ontvangt en deze op te volgen. Ontbreekt het u aan tijd of medewerkers? Zoek dan naar een betrouwbare partner zoals Unicomm.
In de media lezen we regelmatig hoe groot de schade kan zijn bij dataverlies. Vooral ransomware vormt een groot risico. Daarbij worden uw gegevens gegijzeld en vragen cybercriminelen in ruil voor uw data een hoog bedrag. Ransomware leidt bovendien vaak tot downtime en reputatieschade.
Het is dus zaak om de schade te beperken en de noodzakelijke datasecuritymaatregelen te nemen. Welke voor u van toepassing zijn, is natuurlijk afhankelijk van uw situatie. Schakel hiervoor een security-expert als Unicomm in.
Nee. Cyberaanvallen worden steeds vernuftiger, en ook wetgeving verplicht tot meer inspanningen. Zo kennen we nu de AVG, die u verplicht om maatregelen te nemen die de persoonsgegevens van uw klanten en partners beschermen. Daarom moet u aanvullende datasecuritymaatregelen nemen.
Denk aan een goed doordachte back-upstrategie. Daarbij zorgt u voor actuele reservekopieën van kritieke data. Voor mkb-organisaties zijn er meerdere geschikte en betaalbare cloudoplossingen in de markt. Denk ook aan een restore-strategie voor wanneer het misgaat.
Daarnaast moet u altijd snel updates installeren, een gedegen wachtwoordenbeleid voeren, het gebruik van onbetrouwbare software en apps tegengaan en misschien zelfs individuele rechten toekennen om de toegang tot en het gebruik van bedrijfsgevoelige informatie te regelen. Vergeet ook niet dat u grip moet krijgen op alle mobiele apparaten.
Uiteraard is een goede virusscanner voor alle externe devices essentieel. Nog beter: kies voor een volledige oplossing voor endpointsecurity, aangezien deze ook waakt tegen een bredere waaier aan dreigingen.
Monitor de devices op afstand, zodat u weet of er ongewenste activiteiten plaatsvinden. Zo bent u in staat zwakheden sneller te vinden en kunt u de juiste maatregelen treffen. Cybercriminelen maken daarnaast misbruik van beveiligingslekken. Installeer dus patches en updates zo snel mogelijk.
Met een endpoint bedoelen we apparaten als laptops, desktops, servers, mobiele telefoons en tablets. Het mag duidelijk zijn dat cybercriminelen deze veelvuldig misbruiken als toegangspoort en dat u deze goed moet beveiligen. Dat kan met een oplossing voor endpointsecurity.
We komen soms nog de misvatting tegen dat een firewall en anti-virus organisaties voldoende beschermt. Helaas is dat allang niet meer het geval. Het zijn namelijk allebei nogal eenvoudige oplossingen, terwijl cybercriminelen geavanceerde manieren hanteren. Om uw organisatie goed te beveiligen, zijn dan ook geavanceerdere methodologieën nodig.
Het aantal mobiele devices en de data die hierop worden verbruikt, groeien exponentieel. Hoe kunt alle mobiele devices die binnen uw bedrijf in omloop zijn, dan effectief installeren, beheren en beveiligen vanuit één centraal punt? Dat is best een lastige opgave. Met Mobile Device Management (MDM) krijgt u hier wel grip op.
Daar zijn meerdere redenen voor:
Cyberaanvallen zijn niet de enige oorzaak van dataverlies. Zo kunnen gegevens ook verloren gaan door menselijke fouten of een storing. Ook natuurlijke oorzaken zoals brand kunnen funest zijn voor uw bedrijfsvoering. Zorg er daarom voor dat de opgeslagen gegevens die onverhoopt verloren gaan, snel vanuit een back-up direct worden terugzet.
Medewerkers kiezen vaak voor eenvoudige wachtwoorden, zoals 123456. Bovendien kiezen ze vaak hetzelfde wachtwoord voor meerdere accounts. Dat is uiteraard een slechte keuze. Dwing als organisatie daarom af dat medewerkers kiezen voor sterke wachtwoorden. Doe dat bijvoorbeeld met een wachtwoordmanager. Zorg bovendien voor multifactorauthenticatie.
De markt staat bol van de securityoplossingen. Het gros hiervan is specifiek ontworpen voor enterprises en daar zijn de prijzen ook naar. Dat is toch best raar als u weet dat het mkb een groot doelwit is van cyberaanvallen. Toch zijn er ook betaalbare oplossingen beschikbaar waarmee mkb-bedrijven zichzelf goed kunnen beschermen. Bij Unicomm adviseren we u graag over deze oplossingen.
Ons advies is om dat wel te doen. Bij informatiebeveiliging speelt de menselijke factor uiteindelijk nog steeds de grootste rol. Informeer uw medewerkers daarom op regelmatige basis over online gevaren zoals phishing, malware, ransomware en identiteitsfraude. Laat uw medewerkers ook weten hoe ze moeten handelen als ze geconfronteerd worden met een cyberaanval.
Zeker vanuit huis grijpen werknemers regelmatig naar hun privécomputer of -tablet. Die staan vaak vol met onveilige apps, verouderde browsers of software die door leveranciers als Microsoft niet eens meer ondersteund wordt. Neem dus in uw beleid op dat thuiswerkers niet met een eigen device mogen werken en verplicht een zakelijke remote desktopomgeving. Hiermee kunnen thuiswerkers immers niet zelf software of apps installeren.
Het beleid moet ook zeker benadrukken dat thuiswerkplekken regelmatig moeten worden geüpdatet, de gebruikte apparaten over een antivirus moet beschikken en dat de vaste schijf is versleuteld.
Het is zeker verstandig om ook na te denken over camerabeveiliging, ook voor de thuiswerkplek. Daarmee bewaakt u uw waardevolle eigendommen en kan u bij onveilige situaties snelgrijpen. Beveiligingscamera's geven niet alleen een gevoel van veiligheid, ze schrikken ook dieven af die het wellicht gemunt hebben op uw apparatuur.
Wilt u meer weten over een veilige thuiswerkplek, of heeft u hulp nodig bij de inrichting hiervan? Neem dan contact op met ons, we gaan u graag advies.
Vroeger was het de normaalste zaak van de wereld: medewerkers die van 9 tot 5 op kantoor werken. Meestal aan een vast bureau, ieder op zijn eigen plek. Inmiddels ziet de realiteit er compleet anders uit. Steeds vaker werken medewerkers meerdere dagen thuis, of waar het hen uitkomt. Maar hoe waarborgt u in die nieuwe realiteit zaken als productiviteit, communicatie en teamspirit? Wij geven hier antwoord op de belangrijkste vragen.
Medewerkers die vanuit meerdere locaties werken, moeten natuurlijk wel overal probleemloos bij alle benodigde applicaties en documenten kunnen. Natuurlijk kunt u hen uitrusten met een laptop met daarop alle applicaties en bestanden. Maar dat komt met een groot aantal nadelen. Verliezen ze het apparaat, dan zijn ze alles kwijt en liggen gegevens mogelijk op straat. Daarbij gebruiken veel medewerkers ook tablets en smartphones voor hun werkzaamheden. Ook via deze apparaten moeten ze makkelijk bij hun applicaties en documenten kunnen.
Gelukkig bestaan hier goede oplossingen voor. Zo biedt Microsoft met Microsoft 365 een complete samenwerkomgeving uit de cloud, met daarin alle bekende Office-applicaties. Medewerkers kunnen met Microsoft 365 samenwerken aan Office-documenten, waar ze zich ook bevinden. Dankzij OneDrive, een soort harde schijf in de cloud, kunnen ze overal bij hun bestanden.
Microsoft 365 werkt op alle apparaten, op iedere locatie. Het maakt dus niet uit of medewerkers gebruikmaken van een desktop op kantoor, een laptop op de thuiswerkplek of een tablet in de trein. Met Microsoft 365 zijn medewerkers overal productief.
Is flexibele toegang tot Office-applicaties niet voldoende? Azure Virtual Desktop gaat nog een stap verder. Hiermee biedt u medewerkers overal toegang tot alle denkbare Windows-applicaties, inclusief alle benodigde documenten. Gebruikers kunnen zelfs inloggen op een complete persoonlijke desktopomgeving. Azure Virtual Desktop biedt dus een complete werkomgeving zoals medewerkers dat gewend zijn, maar dan vanuit de cloud.
Azure Virtual Desktop is ook een goede oplossing voor flexplekken. Via een enkele pc of thin client kunnen medewerkers inloggen op hun eigen desktop. Zo bedient u vanuit dezelfde flexplek iedereen die ervan gebruikmaakt met een persoonlijke omgeving.
Ja, dat is om een aantal redenen juist veilig. Allereerst komen documenten niet meer op laptops, smartphones en tablets terecht, maar staan ze centraal in de cloud. Dat maakt deze gegevens veel beter beheersbaar, en verkleint de kans op een datalek bij verlies of diefstal van apparatuur.
Daarnaast is de cloudinfrastructuur gehost in een zwaar beveiligd datacenter. Daar zijn allerlei maatregelen genomen die de kans op een cyberincident verkleinen. Naar het beheer van die infrastructuur heeft u geen omkijken, dat is namelijk in handen van Microsoft. Overigens blijft u wel zelf verantwoordelijk voor de veiligheid van de data die u in de cloud plaatst.
Flexibel werken mag niet ten koste gaan van de samenwerking. Met de juiste technologie stimuleert u samenwerking en overleg. Microsoft 365 biedt daarvoor verschillende mogelijkheden.
Voor een probleemloze communicatie is Teams, onderdeel van Microsoft 365, de belangrijkste troef. Medewerkers kunnen via Teams online (video)meetings opzetten en bijwonen, maar ook communiceren via chat en telefonie. Ook het uitwisselen van bestanden is hiermee mogelijk. U kunt daarbij medewerkers indelen in verschillende teams, alsof ze bij elkaar op kantoor zitten.
In een flexibele werksituatie zijn lang niet altijd alle smartphones en tablets van de zaak ook daadwerkelijk op de zaak. Medewerkers nemen devices mee naar ‘naar buiten’ om ook elders te kunnen werken. Dat betekent dat de gegevens die zich op deze apparaten bevinden, ook regelmatig buiten de firewall terechtkomen. Bovendien groeit het risico op verlies en diefstal.
Toch hoeft dat niet te resulteren in chaos. Voor het beheer van een ‘mobiel apparaatpark’ bestaat namelijk een technologische oplossing: MDM, ofwel Mobile Device Management. Dat is een oplossing voor het beheer van mobiele apparaten, ongeacht waar deze zich bevinden. Met MDM kunt u bijvoorbeeld apparaten op afstand wissen wanneer deze verloren of gestolen worden. Ook kan een MDM-oplossing ervoor zorgen dat apparaten altijd zijn voorzien van de laatste updates en de juiste instellingen.
Meer over MDM en de beveiliging van (thuis)werkplekken leest u in deze Q&A.
Lange tijd was een telefooncentrale het aangewezen instrument voor een goede telefonische bereikbaarheid op kantoor. Maar in een werkomgeving waarin mensen ook veel thuiswerken, voldoet een traditionele centrale vaak niet meer.
Voor organisaties tussen de 25 en 300 medewerkers is Microsoft Business Voice een uitstekende vervanger van een traditionele centrale. Hiermee kunnen medewerkers overal gesprekken starten, aannemen en doorschakelen van en naar vaste en mobiele telefoons op het reguliere telefoonnetwerk. Het maakt daarbij niet uit of ze thuis, op kantoor of elders werken. Bovendien zijn ze zo altijd bereikbaar onder hetzelfde nummer, zowel thuis als op kantoor.
Microsoft 365 Business Voice is naadloos geïntegreerd in Teams. Zo komen alle telefoongesprekken, online meetings en het berichtenverkeer samen in één applicatie.
Wilt u meer weten over het verbeteren van de werkflexibiliteit bij u op kantoor? Onze specialisten kijken graag samen met u naar de mogelijkheden.
Copyright 2024 Unicomm Surlinio